Wie können wir Ihnen helfen?

Auf treuflow.ch/login (bzw. der Firmen-Login-URL Ihrer Organisation) gibt es zwei Wege:

1. E-Mail + Passwort eingeben und anmelden.
2. Login-Link per E-Mail: Sie erhalten einen einmaligen Anmelde-Link. Falls Ihr Mailprogramm den Link «verschluckt» (kommt bei Gmail/Outlook vor), nutzen Sie den mitgesendeten Zahlencode: Feld Login-Code aus Email ausfüllen und Code bestätigen.

Gut zu wissen:

• Meldung «Der Link ist abgelaufen oder wurde bereits verwendet» → einfach einen neuen Login-Link anfordern.
• Treuhänder kommen per Einladung in TreuFlow (Team-Einladung oder Registrierungs-Code). KMU-Firmen registrieren sich selbst über treuflow.ch/registrieren.
• Passwort vergessen: Reset-Link per E-Mail; auch hier gibt es den Fallback Reset-Code aus Email + «Code bestätigen».

Ein Assistent führt durch drei Schritte. Jeder lässt sich mit Überspringen bzw. Wizard überspringen auslassen:

1. Organisation: «Als Treuhand-Firma» oder «Für meine eigene Firma»; Firmenname (Tippen zeigt Vorschläge aus dem UID-Register), Kanton, UID-Nummer (optional), Adresse.
2. Erster Klient: erster Mandant mit Firmenname, Rechtsform, Sitz-Kanton usw. (bei «Für meine eigene Firma» aus Schritt 1 vorbefüllt).
3. Konnektor: optional gleich bexio verbinden; Abacus ist hier als Demnächst markiert (Pilotphase).

Beim Wiedereintritt erscheint der Hinweis «Setup bereits abgeschlossen».

• Dashboard: Überblick und offene Punkte dieses Klienten (Header zeigt «Klient seit {Jahr}» und den Button TreuFlow starten)
• Stammblatt: Stammdaten, Leistungen, Revisor-Export; hier liegt auch der Upload-Link für den Klienten
• Dokumente: mit den Bereichen Posteingang, Dokumente, Ablage und Papierkorb
• Journal: mit Bank-Abgleich und Buchungen
• TreuFlows: laufende Abläufe/Checklisten dieses Klienten
• Kunden-Chat: direkter Chat mit dem Mandanten
• Kontakte: Kunden (Debitoren) und Lieferanten (Kreditoren)
• Konten: öffnet die Seite Buchhaltung (Kontenplan und Kostenstellen)

Weitere Seiten wie Rechnungen des Klienten oder Zeit-Auswertungen erreichen Sie über Karten und Links auf den Seiten (nicht über die Seitenleiste).

Zurück zur Firmen-Sicht gelangen Sie über Zur Übersicht im Header; die Seitenleiste selbst lässt sich mit Sidebar ausblenden einklappen.

• AI Chat: Fragen an Dokumente, Mandatsdaten und Wissensdatenbanken
• Wissensdatenbanken und AI Agents (je nach Berechtigung sichtbar)
• Dashboard: Gesamtübersicht über alle Mandate
• TreuFlows → Vorlagen: wiederverwendbare Ablauf-Vorlagen
• Leistungen: Übersicht · Disponibilität · Abwesenheiten · Kalender · Report · Rechnungen · Zahlungen
• Buchhaltungs-Setup: Kontenrahmen, MWST-Codes, Lieferanten-Regeln, Bankkonten
• Konnektoren: bexio, Abacus, Topal, AbaNinja
• Team: Mitglieder, Rollen, Module, Pensum
• Organisation: Firmendaten (unten in der Seitenleiste)

• Hilfe & Support: Menü mit Anleitungen (Hilfe-Center), KI-Assistent fragen (öffnet den AI Chat mit dem Hilfe-Assistenten), Support kontaktieren und Support-Zugang (gewährt dem Support temporären Zugriff auf Ihre Firma; alle Owner werden per E-Mail informiert, danach den Zugang wieder widerrufen).
• Benachrichtigungen (Glocke): oben Alle gelesen, unten E-Mail-Einstellungen; ein Klick auf das X entfernt eine Meldung endgültig.
• Profil-Avatar: führt zu Einstellungen (eigenes Profil, Passwort, Benachrichtigungs-Präferenzen), Team und Abmelden.

Das Dashboard zeigt, was heute Aufmerksamkeit braucht:

• Fokus-Banner (gelb) bei Handlungsbedarf, z. B. «3 Klienten haben Fristen innerhalb von 7 Tagen». Als «hot» gilt ein Klient mit überfälliger Frist, einer Frist in den nächsten 7 Tagen oder offenen Findings: das steuert Banner, Karten-Akzent und Sortierung.
• Fünf aufklappbare Kennzahlen-Karten: Klienten total, Offene TreuFlows, Dokumente zur Prüfung, Fristen ≤30 T (inkl. Überfällig-Zähler) und Kundennachrichten; Aufklappen zeigt die betroffenen Klienten.
• Klienten-Bereich: Filter Meine/Alle, Suche Klient suchen… und Klient-Karten mit Status, zugewiesenen Teammitgliedern und Zähler-Kacheln (TreuFlows, Hinweise, Dokumente, Fristen). Karten mit Handlungsbedarf sind farblich akzentuiert und oben einsortiert.

Mitarbeitende sehen keinen Meine/Alle-Filter und keine «Neuer Klient»-Karte; ihre Kennzahlen sind auf die eigenen Klienten beschränkt.

Die KI liest, ordnet zu und bereitet vor. Sie prüfen und geben frei. Ohne Ihre Bestätigung wird nichts verbucht.

Über Neuer Klient öffnet sich das Formular:

• Unternehmensdaten: «Firmenname *» (Tippen zeigt Vorschläge aus dem UID-Register; darunter der Link «Nicht gefunden? Manuell im Handelsregister (Zefix)»), «UID-Nummer» (CHE-123.456.789), «Rechtsform wählen», «Kanton wählen».
• Identifikation & Register: «Mandantennummer» (z. B. aus Topal/Abacus, wichtig für Konnektoren), «Gründungsdatum», Handelsregister-Nr.
• Steuer & MwSt: «MwSt-Status» (mit Hinweis, wenn die Firma nicht im MwSt-Register eingetragen ist), «MwSt-Nummer», «Geschäftsjahresende»: steuert Geschäftsjahre, Jahres-Abschluss und automatische Fristen.
• Kontaktperson: Name, E-Mail, Telefon, «Faktura-E-Mail».
• Adresse und Korrespondenz («Korrespondenzsprache» Deutsch/Französisch/Italienisch/Englisch, «Anrede», «Briefanrede»).
• Leistungen: welche Dienstleistungen Sie für den Mandanten erbringen (steuert u. a. die automatischen Fristen).
• Notizen (intern). Achtung: Das Anlegen mit einem bereits existierenden Firmennamen schlägt still fehl, es erscheint kein Fehlerbanner.

Zeigt die Stammdaten (UID, MWST-Nummer, Rechtsform, Kanton, Geschäftsjahresende, Mandantennummer, Kontaktperson, Adresse, Sprache) plus:

• Leistungen-Karte: erbringt Ihre Treuhand welche Leistungen; hier sind auch Nebensteuerdomizile hinterlegt.
• Revisor-Export («Belege an die Revision herausgeben», nur Owner/Admin und nur mit konfiguriertem Archiv): Geschäftsjahr + Empfänger/Zweck angeben → Export erstellen → Manifest mit Prüfsummen, dann Alle als ZIP herunterladen; bei mehr als 400 Belegen wird nach Quartalen aufgeteilt. Leerfall: «Keine archivierten Belege für dieses Geschäftsjahr».
• Firmen-Reglemente: Spesen-/Lohnreglement, Kompetenzregelung oder Verträge hochladen (Kategorie + Titel + Ablegen). Der Inhalt fliesst in den Klient-Chat und das Klient-Gedächtnis.
• Klient-Gedächtnis: kuratierte Erkenntnisse und Entscheidungen (team-geteilt), sie fliessen als Kontext in künftige AI-Chats zu diesem Klienten. Aktionen: + Eintrag hinzufügen und Aus Dokument.

• Alle Stammdaten-Felder plus Aus UID-Register aktualisieren.
• Zuständigkeit & Zugriff: «Hauptverantwortlicher» und «Sachbearbeiter» zuweisen; Admins können per Checkboxen Sieht diesen Klienten zusätzliche Personen freischalten.
• Fremdwährungs-Kurs (ESTV): Monatsmittelkurs (Standard) oder Tageskurs.
• Firmen-E-Mail (Billing) und E-Mail-Aliasse für die Beleg-Zuordnung: Standard ist der Domain-Wildcard *@firma.ch (alle Mails der Domain), zusätzlich exakte Adressen; Aktionen «Adresse hinzufügen», «Alias entfernen», optionales Label.
• Pro-Klient-Tarife (abweichende Stundensätze) und Konnektoren-Karte (Zuordnung zu bexio/Abacus/Topal).
• Externe Referenz (z. B. Nummer aus Altsystem).
• Daneben gibt es die eigenen Seiten Kostenstellen (Inline-Anlage) und Audit-Trail (Änderungshistorie des Klienten).
• Nach dem Speichern springt die Seite zur Klientenliste zurück. Das wirkt wie Datenverlust, die Änderungen sind aber gespeichert.

Unter Dokumente → «Link» liegt die Seite Klienten-Upload-Link:

• Upload-Link: Buttons Kopieren und Öffnen; Statuszeile «Ende-zu-Ende verschlüsselt · Erstellt {Datum} · Letzter Upload · N Uploads». Der Link ist dauerhaft gültig und kann nicht neu erzeugt werden. Geben Sie ihn nur dem Mandanten.
• E-Mail-Einreichung: Belege gehen an die für alle gleiche Adresse belege@inbox.treuflow.ch; TreuFlow ordnet sie über die Absender-Adresse dem Klienten zu (E-Mail-Aliasse, siehe oben). Auch Lieferanten können direkt einsenden, wenn ihre Domain/Adresse als Alias hinterlegt ist.
• KMU-Portal: Von hier lässt sich der Mandant zusätzlich zum Login-Portal einladen (die Einladungs-E-Mail enthält den Knopf «Einladung öffnen»).

• Hinweis-Kacheln: Bank abzugleichen, Dokumente zur Prüfung, Unverrechnet (CHF) und Fristen ≤ 30 Tage (mit «· N überfällig»). Jede öffnet ein Panel mit Suche, Sortierung und Filter «Neu · 7 Tage».
• Arbeitsstand: Fortschritts-Board pro Leistung (Phasen mit Balken, «Meine Leistung»). Zeigt, wo jedes Mandat steht.
• TreuFlow starten im Kopfbereich öffnet den Start-Dialog (siehe Artikel «TreuFlows»).

• Archivieren: Klient wird inaktiv und verschwindet aus den aktiven Listen.
• Kontoplan-«Reset»: deaktiviert die Konten des Klienten (Buchungen bleiben); Bestätigung durch Eintippen des Firmennamens.
• Klient dauerhaft löschen → Unwiderruflich löschen: ebenfalls mit Firmennamen-Bestätigung.

• Übersicht — Ihre Startseite mit Kennzahlen, offenen Freigaben und neuen Nachrichten.
• Belege & Post — «Beleg hochladen», «Dokumente», «Ablage», «Prüfen», «Papierkorb».
• Verkauf — «Rechnungen», «Offerten», «Kunden» (je nach freigeschalteten Modulen).
• Einkauf & Zahlung — «Freigaben», «Zahlungen», «Lieferanten».
• Buchhaltung — Journal und Bank (wenn das Modul aktiv ist).
• Kommunikation — «Chat» mit Ihrem Treuhänder und dem Support.

Unten in der Seitenleiste sehen Sie, ob Ihr Unternehmen mit einem Treuhänder verbunden ist. Verbunden heisst: Sie arbeiten auf denselben Belegen und Daten — nichts wird doppelt erfasst. Ohne Verbindung nutzen Sie TreuFlow eigenständig.

Welche Bereiche Sie sehen, hängt von Ihren freigeschalteten Modulen ab (Übersicht → «Deine Module»). Ihr TreuFlow-Kontakt kann weitere Module aktivieren.

Das Fragezeichen (unten in der Seitenleiste bzw. oben auf dem Handy) öffnet jederzeit: Anleitungen, KI-Assistent fragen und Support kontaktieren.

Damit Bankauszüge später importieren, braucht der Klient im Kontenrahmen ein Firmen-Bankkonto mit IBAN (Klient ▸ Konten ▸ Kontenrahmen ▸ Konto anpassen ▸ Rolle Firmen-Bankkonto + IBAN). Fehlt es, bleibt der hochgeladene Auszug auf Konto fehlt.

Drei Wege, der Klienten-Upload-Link, eine E-Mail an belege@inbox.treuflow.ch oder Ihr eigener Upload (Artikel «Belege einreichen lassen»). Alle drei enden am selben Ort: im Posteingang des Klienten (Klient → Dokumente → Posteingang). Ausnahme: Bank- und Kreditkartenauszüge werden automatisch als Auszug erkannt. CAMT/CSV-Auszüge laufen automatisch in den Bank-Abgleich; PDF-Auszüge brauchen zuerst Prüfen & Bestätigen im Posteingang.

Der Beleg zeigt zuerst Wird analysiert, danach die Konfidenz: Sicher · Wahrscheinlich · Unsicher. Prüfung nötig. Erkannt werden Lieferant, Datum, Betrag, Währung, MwSt und die Swiss-QR-Daten, dazu ein Vorschlag fürs Buchungskonto. Warnungen wie Neue IBAN, Möglicherweise falscher Mandant oder der Duplikat-Banner erscheinen direkt am Beleg.

Im Posteingang: Prüfen & Bestätigen (mit Panel), Schnell bestätigen (für sichere Fälle) oder das Prüf-Karussell über die per Checkbox ausgewählten Belege. Bis dahin bleibt der Beleg im Posteingang liegen, ohne Ihre Bestätigung passiert nichts.

Mit Ihrer Bestätigung passieren zwei Dinge automatisch:

1. Im Journal entsteht die Buchung (Quelle z. B. «Eingangsrechnung» oder «Quittung»): dauerhaft mit dem Beleg verknüpft.
2. Der Beleg erscheint in der Sicht Dokumente und fliesst in der Ablage automatisch in den Buchhaltungs-Baum (Jahr → Belegart).

In der Sicht Dokumente zeigt er jetzt zwei getrennte Status: Buchung gebucht und Zahlung offen. Wichtig: bestätigt ist nicht gleich gebucht. Ohne gesetztes Buchungskonto entsteht keine Journalbuchung und die Buchung bleibt auf fehlt, bis Sie das Konto im Beleg ergänzen.

Sobald der Kontoauszug importiert ist, schlägt der Bank-Abgleich zu jeder Zahlung den passenden Beleg vor: eindeutige Treffer erledigt Sicher abgleichen ({N}) in einem Zug, den Rest prüfen Sie pro Zahlung und buchen. Die Zahlungsbuchung landet im Journal (Quelle «Bank-Zahlung» bzw. «Bank-Eingang»), der offene Posten wird geschlossen; der Beleg zeigt Buchung gebucht und Zahlung bezahlt. Damit ist der Weg zu Ende.

• Gerade hochgeladen → im Posteingang, anfangs evtl. noch «Wird analysiert».
• Im Posteingang, wartet → er braucht Ihre Bestätigung, vorher wird nichts verbucht.
• Bestätigt → unter Dokumente bzw. in der Ablage (Buchhaltung → Jahr → Belegart); die Buchung steht im Journal.
• Buchung steht auf «fehlt» → bestätigt, aber ohne Buchungskonto gibt es noch keine Journalbuchung: Beleg öffnen und das Konto ergänzen.
• Zahlung steht auf «offen» → die Zahlung ist noch nicht abgeglichen; sie kommt mit dem nächsten Kontoauszug im Bank-Abgleich dazu.
• Nirgends zu finden? Reihenfolge: Posteingang → Dossier-Suche (findet auch PDF-Inhalt) → Papierkorb → im AI Chat fragen.

1. Unter Dokumente → «Link» («Klienten-Upload-Link») den Link mit Kopieren holen und dem Mandanten senden (einmalig); Öffnen zeigt Ihnen die Mandanten-Ansicht.
2. Der Mandant öffnet den Link am Handy oder Computer, fotografiert oder wählt den Beleg und lädt hoch, ohne eigenes Konto. Angaben, die er beim Scannen macht, sehen Sie später im Review-Panel («Vom Mandanten beim Scannen angegeben»).
3. Der Link ist dauerhaft gültig (nicht neu erzeugbar). Bitte nur an den Mandanten weitergeben.

• Belege gehen an die zentrale Adresse belege@inbox.treuflow.ch (für alle Klienten dieselbe).
• Die Zuordnung zum Klienten passiert über den Absender: Im Klienten sind E-Mail-Aliasse hinterlegt: standardmässig die ganze Firmen-Domain (*@firma.ch), zusätzlich einzelne Adressen (z. B. der Treuhand-Kontakt beim Lieferanten).
• Der Mandant leitet Rechnungen also einfach weiter; auch Lieferanten können direkt senden, sofern ihre Adresse/Domain als Alias erfasst ist. E-Mails ohne passenden Alias erscheinen «ohne Zuordnung» und können manuell zugewiesen werden.

Im Bereich Dokumente: links den Klienten wählen, dann Dateien in die Zone Dokumente ablegen oder klicken ziehen. Formate: PDF und Bilder (JPG/PNG, auch TIFF); ebenso XML/CSV (für Auszüge). Gescannte Belege werden per OCR gelesen. Während des Uploads zeigt die Zeile in der Dokumente-Liste den Chip Wird verarbeitet…. Grössenlimit: 50 MB pro Datei im App-Upload, im Portal-Upload 20 MB.

Auszüge werden automatisch erkannt und getrennt geführt:

• CAMT.053-XML und CSV importieren ihre Bewegungen direkt in den Bank-Abgleich.
• PDF-Auszüge brauchen einen Zwischenschritt: Banner PDF-Auszug erkannt (Import wartet auf deine Bestätigung) → erkannte Daten prüfen → Bestätigen startet den Import.
• Zustand Konto fehlt: Die IBAN des Auszugs ist noch keinem Konto zugeordnet. Direkt im Banner das Konto markieren/wählen.

Die KI liest jeden Beleg aus (Aussteller, Datum, Betrag, Währung, MwSt; bei Rechnungen die Swiss-QR-Daten; wo vorhanden Bestell-/Auftrags-Nummer und Vertrags-Referenz). Im Posteingang sehen Sie zuerst Wird analysiert, danach die Konfidenz: Sicher · Wahrscheinlich · Unsicher (Prüfung nötig) (bzw. «Ausstehend»). Verbucht wird erst nach Ihrer Bestätigung.

• Zur Prüfung: alles, was auf Ihre Freigabe wartet · Bestätigt: geprüfte Dokumente · Alle.
• Filter Alle Klienten» / einzelner Klient / «Ohne Klient, Suche «Lieferant, Rechnungs-Nr., Dateiname, Titel…». Dazu grenzen Zeitraum (Datumsbereich) und Alle Belegarten die Liste ein.
• Bulk-Aktionen: «Alle auswählen», {n} bestätigen, {n} löschen.
• Statusanzeigen pro Zeile: Wird analysiert, Konfidenz Sicher / Wahrscheinlich / Unsicher (Prüfung nötig), Badge Nicht verbucht (Konto, Betrag oder Datum fehlt: bestätigt, aber noch unvollständig; Klick öffnet das Panel).

Links die Dokumentvorschau, rechts die erkannten Felder:

• Lieferant (Name, Adresse, Ort, UID), Datum, Betrag, Währung, MwSt mit MwSt-Code suchen…, Buchungskonto («Konto suchen…»), Buchungstext; bei Rechnungen das Leistungsdatum, bei Auszügen/Verträgen/Lohn die Felder Periode von» / «Periode bis.
• Positionen (bei Detail-Rechnungen): Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Total, MwSt %, Code, Konto; «Position entfernen».
• Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert («Speichert… / ✓ Gespeichert»); das ↻-Icon setzt einen manuellen Titel-Override zurück.
• Klient wählen… korrigiert die Zuordnung («Dokument ist keinem Klienten zugewiesen» erscheint sonst als Hinweis).

• Swiss QR-Rechnung erkannt: IBAN + Referenz übernommen · OCR-Erkennung angewandt · KI-extrahiert · «Vom Mandanten beim Scannen angegeben».
• Neue IBAN für {Lieferant}: Warnung, wenn eine Rechnung plötzlich ein anderes Konto nennt (Schutz vor gefälschten Rechnungen).
• Möglicherweise falscher Mandant: Rechnungsempfänger passt nicht zum gewählten Klienten.
• Mögliche Doppel-Rechnung (Abgleich mit Bestellung) und Periodizität verletzt (Vertrag ausserhalb des Rhythmus).
• ⚠️ Schweizer Pflichtfelder fehlen: fehlen Pflichtangaben, meldet TreuFlow beim Bestätigen «Beleg unvollständig» und fragt «Trotzdem bestätigen?». Fehlende Pflichtfelder können das Buchen faktisch blockieren: der Beleg bleibt dann im Posteingang, bis die Angaben ergänzt sind.
• Mahnung erkannt: mit Link zur Original-Rechnung und Mahngebühr-Vorschlag (z. B. Konto 6850, ohne Auto-Buchung). Gutschriften tragen ein «Gutschrift»-Badge.
• Duplikat-Banner: «Duplikat erkannt» / «Ähnliches Dokument gefunden» / die Rückfrage zum Wiederherstellen eines vorher gelöschten Belegs, mit Badges («Identisch», «Im Papierkorb») und Original öffnen →.
• FX-Hinweis, wenn kein ESTV-Monatsmittelkurs verfügbar ist (Kurs manuell nachschlagen).

• Prüfen & Bestätigen: der Standardweg (Panel offen, alles gesehen). Schnell bestätigen: ohne Panel, für sichere Fälle. Nach der Bestätigung: Bearbeiten» / «Änderungen speichern» / «Abbrechen.

Was die Bestätigung auslöst:

Die Journal-Buchung entsteht automatisch, und der Beleg erscheint unter Dokumente bzw. in der Ablage (Buchhaltungs-Baum): Status Zahlung offen, bis der Bank-Abgleich die Zahlung verknüpft (siehe «Der Weg eines Belegs»). In der Bestätigt-Ansicht erscheint zusätzlich der Abschnitt An Buchhaltung übermitteln für die Übergabe ans verbundene ERP (siehe Artikel «Dokumente und Ablage»).

• Automatischer QR-Split: PDFs mit zwei oder mehr Schweizer QR-Rechnungen (Belegstapel/Massen-Scan) trennt TreuFlow von selbst in einzelne Belege, jede Rechnung erscheint separat im Posteingang, die QR-Zahlteil-Daten (IBAN, Betrag, Referenz) gelten als massgeblich, Werbe-QRs werden ignoriert.
• Splitten (manuell): für Mehrseiten-PDFs ohne mehrere QR-Rechnungen (z. B. gescannte Quittungen): öffnet «Beleg manuell splitten», Schnitte zwischen den Seiten setzen (mindestens einer).
• Herunterladen: Original sichern.
• Ablehnen (im ⋯-Menü bzw. im Review-Panel): entfernt den Beleg ohne Rückfrage aus Zur Prüfung. Abgelehnte Belege finden Sie danach nur noch im Tab Alle.
• Löschen: in den Papierkorb; bei bereits gebuchten Belegen warnt TreuFlow: Journal-Buchung wird mitgelöscht, ein Bank-Match wird aufgelöst (Zahlung erscheint wieder offen).
• Document-AI-Menü (bei aktivierter Quota): Erkennung erneut anstossen mit Prozessor-Wahl «Auto / Beleg-Quittung / Rechnung / Bank-Kreditkarte»; Anzeige «Document AI n/m».

Wählen Sie Belege per Checkbox aus: Das Prüf-Karussell führt Sie dann Beleg für Beleg durch die ausgewählten Dokumente, prüfen und bestätigen in einem Durchgang. Ideal für den Tagesstapel. Es ersetzt den früheren Button «Prüf-Lauf» oben in der Liste.

Gelöschte Belege bleiben GeBüV-konform 10 Jahre wiederherstellbar; Wiederherstellen legt eine gelöschte Journal-Buchung neu an. Endgültig löschen sehen nur Owner/Admin und nur bei nie gebuchten, nicht archivierten Belegen, sonst steht dort «Aufbewahrungspflicht».

• Posteingang: unbestätigte Belege (eigener Artikel).
• Dokumente: flache Liste aller Dokumente mit Buchungs-/Zahlungsstatus und den Filtern Zeitraum und Alle Belegarten (plattformweit zusätzlich «Alle Klienten»/«Ohne Klient»).
• Ablage: das strukturierte Dossier: Buchhaltung als Aufklapp-Baum Jahr → Belegart (bestätigte Belege fliessen automatisch ein) plus frei strukturierbare Register. Der Zeitraum-Filter wirkt hier nur auf die Buchhaltung, die Register bleiben immer vollständig sichtbar. Oben rechts steht Bulk-Export für den Sammel-Download.

• Unterordner anlegen, Umbenennen, Register löschen (Dokumente bleiben erhalten).
• Dokumente per Ablegen in … zuordnen oder mit Zuordnung entfernen wieder lösen.
• Ein Upload direkt in ein Register erzeugt keine Pendenz im Posteingang; erst In die Buchhaltung übernehmen macht daraus einen Buchungsbeleg.
• Portal-Sichtbarkeit gilt pro Register: Ein Register kann fürs Kunden-Portal ausgeblendet werden («Im Kunden-Portal ausgeblendet»): einzelne Dokumente haben keinen eigenen Schalter.

Die Liste zeigt zwei getrennte Spalten statt eines kombinierten Status:

• Buchung: fehlt (noch keine Journal-Buchung entstanden) oder gebucht (mit Verweis auf die Journal-Buchung)
• Zahlung: offen, bis der Bank-Abgleich die Zahlung verknüpft, danach bezahlt
• Bestätigt heisst nicht gebucht: Wurde beim Bestätigen kein Buchungskonto gesetzt, steht die Buchung auf «fehlt», bis das Konto ergänzt ist.

Aktionen: Vorschau öffnen, Original-PDF herunterladen, Im Bank-Abgleich öffnen (springt zur Zahlung).

Suche im Dossier: Lieferant, Nr., Dateiname oder Inhalt… durchsucht auch den Inhalt der PDFs. Alternativ im AI Chat in natürlicher Sprache fragen.

Gelöschte Belege, GeBüV-konform wiederherstellbar (10 Jahre). Wiederherstellen erstellt eine mitgelöschte Journal-Buchung neu. Endgültig löschen nur für Owner/Admin und nur bei nie gebuchten, nicht archivierten Belegen, sonst Badge Aufbewahrungspflicht. Die Ansicht lädt maximal 200 Einträge.

Unter Plattform → Dokumente lassen sich bestätigte Eingangsrechnungen ans verbundene System übergeben:

• Funktioniert mit push-fähigen Konnektoren, aktuell bexio; sonst erscheinen ehrliche Hinweise («…noch nicht verfügbar», «kein ERP-Konnektor verbunden»).
• Voraussetzungen: Kontenplan und MwSt-Codes sind gesynct; der Lieferant (Gegenpartei) sollte im Zielsystem existieren. Bei Topal gibt es zuerst eine Vorschau (Trockenlauf).
• Kacheln zeigen den Stand: bereit zum Senden / gesendet / ohne Konnektor.
• Für Ausgangsrechnungen gibt es zudem den Datei-Export in den Formaten Banana (CSV), Standard-CSV und Excel (.xlsx) (siehe Artikel «Leistungen, Rechnungen und Zahlungen»).

Unter Belege & Post → Beleg hochladen haben Sie zwei Wege:

• Foto aufnehmen — öffnet auf dem Handy direkt die Kamera. Beleg fotografieren, fertig.
• Datei hochladen — PDF, Foto oder Scan, bis 50 MB.

Nach dem Upload sehen Sie «Hochgeladen — wird gerade gelesen»: Die KI liest den Beleg aus (Aussteller, Datum, Betrag, MwSt; bei Rechnungen die Swiss-QR-Daten). Auch gescannte und fotografierte Belege werden per Texterkennung gelesen.

Unter Belege & Post → Prüfen warten die ausgelesenen Belege auf Ihre Bestätigung. Kontrollieren Sie die erkannten Angaben und bestätigen Sie — erst dann gilt der Beleg als erfasst. Sind Sie mit einem Treuhänder verbunden, arbeitet dieser auf denselben Belegen weiter.

Gelöschte Belege landen im Papierkorb und lassen sich jederzeit wiederherstellen — die Originale bleiben aufbewahrt (10-Jahres-Frist).

Bestätigte Belege sortiert TreuFlow von selbst nach Jahr und Belegart. Hier muss niemand von Hand einordnen.

Darunter liegen die Register — Ordner für alles, was kein Buchungsbeleg ist: Verträge, Statuten, Versicherungspolicen, Personalunterlagen. Sie können Register umbenennen, neu anlegen, verschachteln und pro Register Dokumente direkt hochladen.

Wichtig zu wissen:

• Direkt ins Register hochgeladene Dokumente erzeugen keine Buchungs-Pendenz — sie werden abgelegt, mit Texterkennung gelesen und sind sofort in der Ablage sichtbar und durchsuchbar.
• Sieht ein abgelegtes Dokument wie ein Buchungsbeleg aus (z. B. eine Rechnung), schlägt TreuFlow die Übernahme in die Buchhaltung vor — Sie entscheiden per Klick.
• Über die Suche finden Sie Dokumente auch über ihren Inhalt (Volltext), nicht nur über den Namen.

Abgelegte Verträge lassen sich später weiterverwenden — zum Beispiel als Vorlage im KI-Entwurf einer Offerte (siehe Artikel «Offerten & Rechnungen»).

Spalten: Nr. · B.Datum · Soll · Haben · Buchungstext · Betrag · MWST · Beleg · Quelle. Dazu: Suche «Suche Beschreibung / Partner / Beleg-Nr.», Filter Alle Konten, Jahres-Umschalter, «Filter zurücksetzen», eine Total-Zeile pro Währung über den aktuellen Filter, Beleg-Vorschau per Auge-Icon und bei offenen Posten die Verknüpfung ↔ Rg. #n» / «↔ Zlg. #n.

• Neue Buchung: Pflicht sind Buchungsdatum, Soll- und Haben-Konto, Betrag (brutto), Währung und Buchungstext (z. B. «Telefonkosten Q2/2025»); optional sind Valuta, MwSt-Satz und MwSt-Code (z. B. VST81/UST81), Beleg-Nr., Geschäftspartner und Notizen.
• Buchungen lassen sich nicht nachträglich bearbeiten. Für audit-feste Korrekturen legen Sie eine Gegenbuchung an.
• Löschen ist möglich, aber ein Hard-Delete mit Warnung («keine Storno-Spur in der Historie»). Im Zweifel Gegenbuchung statt Löschen. In gesperrten Jahren ersetzt ein Schloss-Symbol den Lösch-Knopf.
• Transitorisch abgrenzen (Periode manuell angeben) grenzt Aufwand/Ertrag periodengerecht ab; abgegrenzte Buchungen tragen den Marker abgegrenzt; passende Zeilen zeigen den Inline-Chip «Abgrenzen {Betrag}».

Karte Buchungsregeln aus Journal lernen: Vorschläge ableiten analysiert die Historie und schlägt pro Lieferant das Aufwandskonto vor (Aufklappen zeigt die Konto-Verteilung, z. B. «6500: 3×»). Auswahl treffen («Alle auswählen/abwählen») und mit {N} Regeln anlegen übernehmen. Künftige Belege dieser Lieferanten werden damit vorkontiert.

• Importieren — Datei hochladen (XLSX/CSV, max. 10 MB), das Format wird automatisch erkannt (AbaNinja, Abacus FiBu, Abacus-Kontoauszug, Shopify-DATEV, TreuFlow-CSV); Unbekanntes lässt sich per Spalten-Zuordnung einlesen. Duplikate werden übersprungen, Fehler mit Zeile und Grund gemeldet.
• Export: Excel (.xlsx), CSV (Semikolon + BOM), Abacus FiBu (XLSX) (Standard-Importvorlage, Fremdwährung automatisch zum ESTV-Monatsmittelkurs) und Banana (CSV).
• Details zu allen Formaten, dem Shopify-Import (Zuordnungen, Text-Regeln, Entwürfe) und den Klient-Einstellungen: Artikel Journal-Import und -Export (Formate).

• Jahr abschliessen → Bestätigung Abschliessen (optionales Notiz-Feld, z. B. «Steuererklärung eingereicht 30.04.2026»).
• Ein abgeschlossenes Jahr ist gesperrt: keine neuen Buchungen, kein Löschen (auch technisch auf Datenbank-Ebene erzwungen).
• Öffnen macht die Sperre rückgängig, nur für Admins und nur ausnahmsweise gedacht.

• Der Seitenleisten-Punkt Konten öffnet die Seite Buchhaltung mit dem Kontenplan des Klienten (327 Konten, CH-KMU-Standard).
• Anpassen bei einem Konto erzeugt einen klient-spezifischen Override. Über das Feld Rolle (etwa Firmen-Bankkonto, Firmen-Kreditkarte oder Firmen-Kasse) erhält ein Konto seine Funktion; ein Firmen-Bankkonto mit IBAN ist die Voraussetzung für den Bank-Import (siehe Artikel «Bank-Abgleich»). Von Konnektoren gesyncte Konten sind schreibgeschützt.
• Kontenplan aus Datei importiert XLSX/CSV über einen Spalten-Zuordnungs-Dialog; von Konnektoren verwaltete Konten bleiben unangetastet.
• Kostenstellen (Tab auf derselben Seite): Nummer, Bezeichnung, Herkunft (Manuell/Bexio/Abacus/Journal), Status; Aktionen «Kostenstelle anlegen», Bezeichnung bearbeiten, «Deaktivieren/Aktivieren».
• Kontenrahmen und MWST-Codes verwalten Sie mandantsübergreifend im Buchhaltungs-Setup.

TreuFlow führt die MwSt-Codes auf jeder Buchung. Die MWST-Abrechnung (inkl. eMWST-XML für das ESTV-Portal) erstellen Sie im MWST-TreuFlow, siehe Artikel «TreuFlows».

Beim Import wählen Sie kein Format — Sie laden die Datei (.xlsx oder .csv, max. 10 MB), TreuFlow erkennt bekannte Formate automatisch und zeigt Erkannt als: … mit Zeilenzahl und Eckdaten, bevor etwas importiert wird:

• AbaNinja-Journal (XLSX) — der Journal-Export aus AbaNinja.
• Abacus FiBu-Buchungen — die 64-Spalten-Standardschnittstelle (Record Nr, Version, Datum, Konto, Gegenkonto, …). Dasselbe Layout, das der Export erzeugt — Round-Trip-fähig.
• Abacus-Kontoauszug — Arbeitsmappe mit einem Sheet pro Konto (Sheet-Name «_102001_…», Spalten BelDatum/Gegenkonto/Soll/Haben/Saldo). TreuFlow liest das Konto aus dem Sheet-Namen: Soll-Beträge werden Soll an Gegenkonto gebucht, Haben-Beträge Gegenkonto an Konto. Saldovortrag- und Saldozeilen werden übersprungen.
• Shopify DATEV-Export (CSV) — siehe eigener Abschnitt unten.
• TreuFlow-Journal (CSV) — der eigene CSV-Export, als Round-Trip wieder einlesbar.

Für Shopify-Shops liest TreuFlow die DATEV-CSV direkt ein und wendet dabei die Konten-Logik an, die früher manuell lief:

> Wichtig — richtiger Ort: Die Shopify-Datei gehört ins Journal → «Importieren», nicht in den Bank-Bereich. Der Bank-Upload ist nur für Kontoauszüge (CAMT-XML, Bank-CSV, PDF) und weist Buchungs-Journale mit einer entsprechenden Meldung ab. Die Zahlungseingänge von Shopify auf Ihrem Bankkonto (z. B. Revolut) laden Sie weiterhin als normalen Kontoauszug in den Bank-Bereich.

1. Zuordnungen des Klienten (Zahnrad → «Buchhaltungs-Export & Shopify-Import»): Fehlerkonto (z. B. 11910), Währung→Debitorenkonto (CHF→11600, EUR→11610, …), Land→Erlöskonto (CH→3000, DE→3010, …), Gutschein- und Platzhalterkonten. Die Vorschau zeigt vor dem Import, wie viele Zeilen korrigiert werden.
2. Text-Sonderfälle (Buchungsregeln): Enthält der Buchungstext ein Muster, werden Konto/Gegenkonto/MwSt-Code gesetzt — z. B. «Digitec Galaxus» → Konto 11800, Gegenkonto 3000, Code 450 (Plattformbesteuerung). Diese Regeln legen Sie in derselben Einstellungs-Karte an; sie greifen vor den automatischen Zuordnungen.
3. Entwurf statt stillem Fehler: Zeilen, die danach immer noch das Fehlerkonto tragen (z. B. vertauschte Refund-Buchungen), werden als Entwurf mit Begründung in den Notizen importiert — sie erscheinen im Journal zur manuellen Prüfung, statt zu verschwinden.
4. MwSt: Der effektive Satz kommt aus der Datei oder wird aus dem Land abgeleitet (CH/LI 8.1, DE 19, …). Werte über 100 sind interne Codes (450, 311) und landen als Notiz, nicht als Satz.

Beträge werden in Originalwährung importiert — die CHF-Umrechnung passiert erst beim Abacus-Export.

Exportieren bietet vier Formate (immer über die aktuellen Filter — Jahr, Konto, Suche):

• Excel (XLSX) und CSV — Spiegelbild der Journal-Ansicht; der CSV ist Semikolon+BOM (Excel-tauglich) und als Round-Trip wieder importierbar.
• Abacus FiBu (XLSX) — die 64-Spalten-Standard-Importvorlage, direkt in Abacus einlesbar (Programm «Buchungen importieren»). Fremdwährungszeilen rechnet TreuFlow automatisch zum ESTV-Monatsmittelkurs des Buchungsmonats in CHF um (Betrag = CHF, Kurs + FWBetrag ausgewiesen, ISO bleibt CHF). Klient-Parameter: Mandant-Nr und MwSt-Sammelkonto (Default 2201) in der Einstellungs-Karte — ohne Mandant-Nr bleibt die Spalte leer.
• Banana (CSV) — Spalten Datum/Beleg/Beschreibung/KtSoll/KtHaben/Betrag/Währung für «Datei ▸ Importieren ▸ Buchungen» in Banana. Achtung Fremdwährung: Beträge stehen in Originalwährung; bei einer reinen CHF-Buchhaltung in Banana die Währungsspalte im Import-Mapping beachten.

Das Export-Zielsystem des Klienten (Einstellungs-Karte) dokumentiert, welches Format für diesen Klienten der Standard ist.

Ein Bankauszug importiert erst, wenn im Kontenrahmen ein Firmen-Bankkonto mit IBAN hinterlegt ist. Fehlt es (typisch bei einem frisch angelegten Klienten), bleibt jeder hochgeladene Auszug im Posteingang auf Konto fehlt hängen; ein Seiten-Reload hilft dann nicht. Einmalig pro Klient einrichten:

1. Klient → Konten → Tab Kontenrahmen öffnen.
2. Beim Bankkonto 1020 auf Anpassen klicken.
3. Im Feld Rolle die Option Firmen-Bankkonto wählen, Bank-Name und IBAN eintragen, speichern.

Eine IBAN gehört genau einem Klienten (1 IBAN = 1 Klient, global eindeutig) und ist pro Firma nur einmal aktiv. Konten ohne eigene IBAN (z. B. die Kasse) erhalten stattdessen die passende Rolle wie Firmen-Kasse.

• Bank: Kontoauszüge (CAMT.053-XML, CSV, Bank-PDF, Wise) gegen Belege und offene Posten abgleichen.
• Kreditkarte: Kreditkarten-Statements abarbeiten; Übersichtskarten Offen / Abgeglichen / In Verarbeitung; für Abacus-Kunden gibt es einen speziellen AbaConnect-CSV-Export der Statements.
• Cash / Privat: Bar-Ausgaben und privat bezahlte Belege erfassen: Modus Bar aus Kasse (Gegenkonto 1000) oder Privat vorgestreckt (2850), Feld «Aufwand-Konto (Soll)», Buchen, optional «Quittung hochladen»; darunter die Liste der letzten Cash/Privat-Buchungen.

Auszüge kommen per Upload über den Posteingang in TreuFlow (einen automatischen Bank-Sync gibt es nicht); die Bank-Seite selbst bietet dafür nur den Link Auszug hochladen ↗. Bei mehreren Geschäftsjahren erscheint oben ein Jahres-Umschalter; im Abgleich filtern Sie nach «Konto / IBAN».

• Auszug noch nicht bestätigt → Prüfen & Bestätigen im Posteingang (v. a. bei PDF-Auszügen: erkannte Daten prüfen, dann bestätigen).
• Auszug bestätigt, aber der Import ist noch nicht durchgelaufen → kurz warten oder Erneut verarbeiten.
• Status Konto fehlt → im Banner Konto wählen, importiert sofort das passende Konto anklicken; daneben Anderes Konto markieren, Neues Konto anlegen und Erneut verarbeiten (siehe Voraussetzung oben).
• Auszug nicht importiert (Duplikat erkannt) → Original öffnen zeigt den bereits importierten Auszug.
• Import fehlgeschlagen → Erneut verarbeiten; bleibt es, an den Support.
• Auszug löschen macht den Import samt Bewegungen rückgängig.
• Saldo-Prüfung «Eröffnung + Bewegungen = Schluss» mit kleiner Toleranz; bei Abweichung Badge ⚠ Saldo mit der exakten Differenz im Tooltip.

Filter Mit AI-Vorschlag» / «Ohne Vorschlag, Suche «Empfänger / Buchungstext / IBAN suchen…». Pro Zahlung:

• Beleg-Matches anzeigen» / «Beleg ansehen: den gefundenen Beleg prüfen und übernehmen.
• Konto-Feld («Klick um Konto zu wählen / ändern»): Gegenkonto direkt setzen; das Bank-Konto selbst kommt fix aus dem Auszug.
• KI fragen im Konto-Popover: wenn Historie und Regeln nichts hergeben, schlägt die KI ein Konto vor; Warum zeigt die Begründung.
• Ohne Beleg direkt buchen: z. B. Bankspesen; alternativ offene Rechnung ausbuchen (Bilanzkonto) oder manuelles Gegenkonto.
• Ignorieren: Bewegung bewusst ausklammern («Diese Bank-Buchung als ignoriert markieren?»).
• Sammelbuchung: Pille «mehrere» → Splitten → öffnet «Sammelbuchung · N Teilzahlungen»; je Zeile Beleg oder Konto zuordnen («Beleg buchen + ausgleichen» / «Beleg ausbuchen»), dann Split buchen ({N}). Ohne vollständige Zuordnung blockt der Hinweis «Jede Teilzahlung braucht einen Beleg oder ein Konto».

• Sicher abgleichen ({N}): alle eindeutig sicheren Treffer (Referenz/IBAN/QR) in einem Zug: Vorschau Sicher abgleichen zum Prüfen mit Einzel-Abwahl, dann Abgleichen bestätigen ({N}).
• Bulk-Buchen: Zeilen mit eindeutigem Konto-Vorschlag per Checkbox sammeln → {N} buchen.
• Alle erkannten Bankspesen in einem Schritt buchen.

Abgeglichene Zahlungen erzeugen Buchungen im Journal (Quelle Bank-Zahlung bzw. Bank-Eingang); offene Posten werden geschlossen. Der zugehörige Beleg steht damit auf Gebucht + bezahlt und sein Weg ist komplett (siehe «Der Weg eines Belegs»). Ziel-Banner: Alle Bank-Buchungen sind abgeglichen.

Unter Einkauf & Zahlung → Freigaben sehen Sie Eingangsrechnungen, die vor Buchung und Zahlung Ihre Freigabe brauchen. Über Regeln legen Sie fest, welche Rechnungen zur Freigabe vorgelegt werden (z. B. ab einem bestimmten Betrag).

Unter Einkauf & Zahlung → Zahlungen sammeln sich die freigegebenen Rechnungen für die Bezahlung. So behalten Sie den Überblick: Was ist offen, was ist freigegeben und bereit zum Zahlen — die Übersicht zeigt den Betrag «Ready to pay» auch auf der Startseite.

Unter Lieferanten verwalten Sie Ihre Kreditoren — wiederkehrende Absender werden automatisch erkannt und den richtigen Lieferanten zugeordnet.

Gruppiert nach Typ (Jahresabschluss, Mehrwertsteuer, Lohn, Steuern, Weitere) plus Meine Vorlagen; Suche «Vorlage suchen…» (z. B. Jahresrechnung, MwSt, Lohn).

+ TreuFlow starten (unter Klient → TreuFlows) ist der zusätzliche manuelle Weg neben der automatischen Erzeugung aus den Leistungen: Template* und Klient* wählen (passende Rechtsform-Variante steht zuoberst, andere sind als «andere Rechtsform» markiert), Jahr/Periode (Q/S/M), optional Titel und Risiko-Rating (Niedrig / Mittel / Hoch = 6-Augen-Prinzip). Der Ablauf ist eine eigenständige Kopie.

• Task-Status: Offen → In Arbeit → Review → Approved; daneben Übersprungen und Abgelehnt; Anzeigen wie «fällig heute», «Review ausstehend», «Alle Tasks erledigt». Jede Aufgabe trägt einen Prioritäts-Dot; entfällt markiert nicht anwendbare Aufgaben.
• Auf Kunde warten setzt eine Task auf Wartet auf Kunde; Einreichung zurückziehen holt sie aus dem Review zurück; Kommentare/Arbeitsnotizen pro Task.
• Rückfrage an den Mandanten direkt aus der Task («Ihre Frage an den Mandanten…»): läuft über Nachrichten (Kunden-Chat).
• Dokumente zuordnen («Dokument suchen…», «Task zuordnen»); die Dropzone nimmt PDF, Excel und ZIP bis 25 MB pro Datei. KI: Belege aus Ablage holen zieht passende Belege automatisch aus der Ablage in den TreuFlow.
• Findings (Prüfungen): Prüfen lässt die KI die hochgeladenen Dokumente gegen die Checkliste des Ablaufs prüfen (First-Check). Severity Info / Warnung / Fehler; Manuelles Finding hinzufügen (Titel, Beschreibung, Severity, Task); erledigen, Wieder öffnen, löschen. Mit verbundenem ERP zusätzlich der Saldi-Check (Bilanz/ER-Plausibilisierung aus den Konto-Saldi).
• Kopf-Aktionen: «Als erledigt markieren?», «Archivieren?», «TreuFlow endgültig löschen?».

1. Umsätze zuordnen: Jede Umsatzposition erhält ihre Zuordnung, via Konto, via Kunde, manuell oder als Betrags-Split pro Buchung; die Herkunft ist je Zeile sichtbar, das Auge zeigt die Rechnung. Vorschläge wie «Gleiche Gegenpartei, andere Schreibweise?» führen per Zusammenführen Duplikate dauerhaft zusammen.
2. Bezugsteuer (Art. 45 MWSTG): Auslands-Leistungen pro Lieferant/Buchung mit Bezugsteuer» / «Keine markieren, ab dem ersten Franken geschuldet, erscheint als Ziffer 381.
3. Formular-Ziffern: Umsatz 200, Abzüge 220–280, 289 = Total Abzüge, 299 = steuerbarer Gesamtumsatz, Steuer/Saldosätze, Zahllast 500 («Zu bezahlender Betrag») / 510 («Guthaben»); einzelne Ziffern (205, 220, 225, 230, 235, 280, 479, 900, 910) sind direkt erfassbar. Abweichungen zu Ziffer 299 werden angemahnt.
4. Kennzahlen speichern legt die bestätigten Ziffern ab (Kette zu Vorperioden): erst möglich, wenn alle Umsätze zugeordnet sind.
5. eMWST-XML erzeugt die Abrechnungsdatei für den Upload im ESTV-Portal («MWST-Abrechnung pro»). Der Button bleibt gesperrt, bis alles zugeordnet ist und bewilligte Saldosätze hinterlegt sind; ab Abrechnungsperioden 2025 braucht jeder Satz die 5-stellige ESTV-Branchennummer (einmal global erfassen, gilt dann für alle Klienten mit dieser Tätigkeit). Die Einreichung im ESTV-Portal machen Sie selbst.

Ein täglicher Lauf erledigt zwei Dinge:

1. Perioden anlegen: MwSt-Fristenraster (Q1–Q4 bzw. Semester, je nach Abrechnungsart), kantonale Steuer-Hauptfrist plus Ausscheidungs-Zweitfrist (wird erst aktiv, wenn die Hauptfrist erledigt ist), Jahres-TreuFlows am Anfang des Geschäftsjahres (Beispiel: Abschluss per 30.06. → «GJ 2027» entsteht am 01.07.2026) und monatliche Lohnlauf-Flows.
2. Instanz erzeugen: Der eigentliche TreuFlow erscheint, sobald die Frist in den Vorlauf rückt (Standard 60 Tage, einstellbar).

Abgeschlossene/archivierte Perioden werden nicht wiederbelebt; abstellen lässt sich die Automatik pro Klient über die Leistungen.

In der Fristen-Liste des Klienten verschieben Sie eine Frist per Verlängern und ergänzen fehlende Fristen manuell per + Frist zuweisen.

Pro Abschluss erzeugt TreuFlow einen Rapport: Übersicht (Tasks erledigt, Dokumente, offene/erledigte Findings), Task-Liste mit «Approved von», Prüfungen, Dateien, Verlauf und Unterschriften (Sachbearbeitung, Mandatsleitung).

• Nachricht schreiben und Senden: der Mandant sieht sie in seinem Portal und wird per E-Mail informiert (an alle aktiven Portal-Ansprechpartner, sonst an die Kontakt-E-Mail; fehlt beides, weist TreuFlow darauf hin).
• Lesebestätigung: Ihre Nachrichten zeigen Lese-Haken und Zeit direkt in der Blase, sobald der Mandant sie im Portal geöffnet hat.
• Composer und Chat-Kopf: Emoji-Popover und Anhang direkt am Eingabefeld; im Chat-Kopf finden Sie die Suche im Verlauf und den Info-Streifen mit der Benachrichtigungs-E-Mail des Mandanten.
• Tastatur: ⌘/Strg + Enter sendet die Nachricht, Enter macht eine neue Zeile (anders als im AI Chat, dort sendet Enter).
• Dokument teilen: ein Dokument aus dem Dossier suchen und in den Chat geben; angehängte Dokumente lassen sich per «Vorschau öffnen» / «In neuem Tab öffnen» ansehen.
• Antworten des Mandanten erscheinen im Verlauf (automatische Aktualisierung ~alle 30 Sekunden); der Chip Antwort zu markiert Antworten auf eine TreuFlow-Rückfrage.
• Ins Klient-Gedächtnis: wichtige Aussagen des Mandanten (z. B. «Fahrzeug wurde privat verkauft») mit einem Klick als Fakt fürs Team und den AI-Chat speichern (Text vor dem Speichern anpassbar).
• Bei Sendeproblemen erscheint «Senden fehlgeschlagen.»: einfach erneut senden.

• Fehlende Belege anfordern («Für die Zahlung vom 12.03. an Muster AG fehlt uns der Beleg, können Sie ihn hochladen?»): der Mandant lädt dann über seinen Upload-Weg hoch, und der Beleg erscheint im Posteingang.
• Rückfragen aus TreuFlows: aus einer Task gestellte Fragen laufen in diesem Chat zusammen.
• Unterlagen zeigen: Auswertungen oder Dokumente direkt teilen statt mailen.

Das globale Dashboard zeigt Unbeantwortete Kundennachrichten mit Klient, letzter Nachricht und Ungelesen-Zähler. Zusätzlich bündelt die globale Inbox Nachrichten (Kunden-Chat-Ikone im Header) alle Mandanten-Threads und einen Support-Kanal zu Connect AI. Neue Mandanten-Nachrichten erscheinen auch in der Benachrichtigungs-Glocke; die E-Mail-Benachrichtigung für Sie lässt sich in den Einstellungen abstellen.

Der AI Chat beantwortet Fragen zu Ihren Dokumenten, Mandatsdaten und Wissensdatenbanken:

• «Zeig mir die Mietverträge der Muster AG.» · «Wie hoch war die Helsana-Prämie 2025?» · «Welche Belege sind noch unbestätigt?»
• «Klient-Daten»-Schalter: Ein Daten-Agent durchsucht Stammdaten und Dokumente des gewählten Klienten (Live-Status «Durchsuche Dokumente…»); gefundene Quellen (Journal, Dokumente) sind klickbar.
• Datengestützte Antworten: Während die KI arbeitet, zeigt der Chat den Tool-Status (z. B. Berechne Finanzkennzahlen…); unter der Antwort nennt Daten genutzt die verwendete Datenquelle, Quellen-Chips belegen die genutzten Konten oder Dokumente.
• Quellen mit Beleg: Antworten nennen ihre Quellen, bei Gesetzen mit Artikel-Nr./SR-Nummer, bei PDFs mit Seitenangabe und Ausschnitt anzeigen. Der Grounding-Check markiert Aussagen, die der Quellen-Auszug nicht bestätigt, amber: «bitte Quelle öffnen und prüfen».
• Antwort kopieren, Verlauf, Chats durchsuchen; im Klient-Chat zusätzlich die Kopfzeile mit Gedächtnis, Klient-Daten und + Neuer Chat; ohne Agent wählen Sie das Modell selbst.
• Tastatur: Enter sendet, Shift+Enter macht eine neue Zeile (anders als im Kunden-Chat, dort sendet ⌘/Strg + Enter).
• Klient-Gedächtnis: Der Chat kennt gespeicherte Fakten («Klient-Gedächtnis»/«Klient-Daten» einsehbar) und schlägt bei neuen Erkenntnissen per Chip «Fürs Klient-Gedächtnis?» das Speichern vor.

Neues Projekt (z. B. «Nachfolgeregelung»): Die Beschreibung fliesst als Kontext in alle Projekt-Chats; Projekt-Wissen hochladen gibt dem Projekt eigene Unterlagen («Aus Projekt-Wissen entfernen» löscht sie wieder); Projekt löschen (Chats bleiben erhalten).

Vorbereitete Assistenten für bestimmte Aufgaben («Agent suchen…»); wählt man einen Agent, ist das Modell vom Agent festgelegt. Verfügbar sind u. a. der Hilfe-Assistent (beantwortet Fragen zur Bedienung von TreuFlow) und kantonale Steuerexperten, je Kanton in der jeweiligen Kantonssprache. Verwaltung im Bereich AI Agents (Modul-Berechtigung nötig).

Thematische Wissenssammlungen, auf die der Chat zugreift (Bereich Wissensdatenbanken):

1. Anlegen mit Name (z. B. «Steuerrecht Kanton Bern»), Beschreibung, Icon.
2. Inhalte hinzufügen: PDF hochladen (auch mehrere), Text einfügen (Gesetzestexte, Fachartikel, mit optionaler Quellenangabe wie «StG Bern Art. 18–24») oder Gesetze importieren (z. B. DBG, MWSTG, OR, StHG).
3. Pro Datenbank: Aktiv/Inaktiv-Schalter, Anzeige der Chunks/Tokens, Quellen gruppiert (Gesetze/Dokumente/Weitere) mit «Dokument öffnen».

Globale Connect-AI-Standard-Datenbanken (z. B. die kantonalen Steuer-DBs oder die Direkte Bundessteuer) sind schreibgeschützt; eigene Datenbanken legt Ihre Organisation selbst an und befüllt sie.

• Der AI Chat sieht nur, worauf Sie Zugriff haben. Ihre Berechtigungen gelten auch hier.
• Er beantwortet Fragen, ändert nichts und bucht nichts.
• Antworten sind Arbeitshilfen, keine Fachberatung, den Grounding-Check ernst nehmen und wichtige Angaben an der Quelle prüfen.
• Deep-Links öffnen den Chat direkt mit einem Agent oder einer Wissensdatenbank: /chat?agent= bzw. /chat?kb=.

Der direkte Draht zu Ihrem Treuhänder — mit Datei-Anhängen: Sie können Belege und Dokumente direkt in der Nachricht mitschicken. Neue Nachrichten sehen Sie am Zähler in der Navigation und auf der Übersicht. Links, die Ihr Treuhänder teilt (z. B. auf ein freigegebenes Register), sind direkt klickbar.

*Hinweis: Dieser Kanal existiert nur, wenn Ihr Unternehmen mit einem Treuhänder verbunden ist.*

Der zweite Kanal (Support) verbindet Sie mit dem TreuFlow-Team — für Fragen zur Plattform selbst. Sie erreichen ihn auch jederzeit über das Fragezeichen → «Support kontaktieren». Auf Antworten des Supports werden Sie zusätzlich per E-Mail hingewiesen.

Für schnelle Bedienungsfragen: Fragezeichen → «KI-Assistent fragen» — der Assistent beantwortet Fragen direkt aus diesen Anleitungen und verweist an den Support, wenn er etwas nicht sicher weiss.

Zeit gehört in TreuFlow immer zu einem Klienten. Felder im Erfassen-Formular: Datum, Kunde (Mandat), Leistung (= Projekt-Phase des Klienten, optional), Ansatz (Stundensatz aus den Tarifen; «Kein Satz.», wenn keiner hinterlegt), Aufgabe, Text (optional) (kurze Notiz) und die Checkbox Verrechenbar (Standard: an; sonst Badge «nicht verr.»). Zeit ohne Phase erscheint auf der Rechnung später als eigene Position «Ohne Phase».

Zwei Wege:

• + Erfassen: Dauer von Hand eintragen.
• Timer starten: ein schwebendes, verschiebbares Timer-Widget läuft mit: Pause / Fortsetzen / «Stopp & erfassen» (bucht die Leistung direkt) / Verwerfen (mit Rückfrage «Timer verwerfen (ohne zu erfassen)?»). Pro Person läuft nur ein Timer; die Felder werden beim Start eingefroren.

Bearbeiten («Leistung bearbeiten») und Löschen gehen nur bei eigenen Einträgen; fremde oder bereits verrechnete Einträge zeigen Gesperrt (Schloss). Achtung: Löschen erfolgt sofort und ohne Rückfrage. Mandat nachträglich wechseln geht nicht. Eintrag löschen und neu erfassen.

In «Mein Tag» stempeln Sie mit Kommt ein und Geht aus («eingestempelt seit …»). Der Bereich Präsenzzeiten (n) listet die Blöcke; Präsenzzeit manuell erfassen trägt vergessene Zeiten nach (Von/Bis + Notiz, bearbeiten/löschen möglich). So zeigt «Mein Tag» Präsenz, verbuchte Leistungen und Offenes nebeneinander. Lücken fallen am Tagesende auf.

Ihre Termine und geplanten Zeiten in der Wochen-/Monatsansicht.

• Antrag stellen: «Von – bis wählen», Typ (Ferien, Krankheit, …), Notiz; bei einem Tag Halbtag (0.5), bei Zeiträumen Erster Tag halb» / «Letzter Tag halb; Checkbox Privat (Team sieht nur ‹Abwesend›); wiederkehrend als Wochen-Serie mit End-Datum.
• Genehmigung: Anträge stehen auf beantragt, bis der Admin sie unter Leistungen → Abwesenheiten mit Genehmigen» / «Ablehnen (bzw. «Serie genehmigen») entscheidet.
• Übersicht: Anspruch · Bezogen · Beantragt · Verfügbar; Serien erscheinen als eine aufklappbare Zeile («Serie · jeden Freitag · n Vorkommen») mit Ganze Serie zurückziehen; einzelne Anträge mit Antrag zurückziehen.
• Für Admins zusätzlich: Warnung Achtung: gleichzeitige Abwesenheit im selben Mandat und konfigurierbare Regeln («+ Regel», je Regel «Aus / Warnen / Blockieren»: Warnen lässt den Antrag durch, Blockieren verhindert ihn).

• Zeitraum + Filter (Mitarbeiter, Klient, Leistungsart; «zurücksetzen»).
• Pivot-Auswertung: Felder per Ziehen oder Doppelklick in Zeilen / Spalten / Werte legen. Vier fertige Vorlagen: «Auslastung pro Mitarbeiter», «Honorar pro Klient», «Leistungsarten-Übersicht», «Verrechnungsgrad pro Klient».
• Eigene Ansichten («Ansicht benennen…») gelten nur für die aktuelle Sitzung: nach dem Neuladen sind sie weg; dauerhaft verfügbar sind die vier Vorlagen.

• Auslastung pro Person: Ist / Soll (Pensum) / Frei / Verr.%.
• Konzentration (wer steckt Zeit wohin): Heatmap nach Kunde oder nach Leistungsart (Zeilen sind immer die Mitarbeitenden); «Keine Auffälligkeiten im Zeitraum», wenn alles im Rahmen.
• Team-Kalender mit Absenzen; Abwesenheiten-Reiter mit Genehmigungen (siehe Artikel «Zeiterfassung»).

• Entwurf → per Per Email versenden oder Manuell als verschickt markieren → Verschickt → Als bezahlt markieren (nur bei Verschickt sichtbar) → Bezahlt; Überfällig entsteht automatisch nach Fälligkeit.
• Per Email versenden verschickt das PDF per Mail und erzeugt zugleich einen PDF-Beleg samt Journalbuchung in TreuFlow.
• Löschen ist nur im Status Entwurf möglich.
• Erstellt kommt nur bei automatisch erzeugten Rechnungen aus wiederkehrenden Vorlagen (Auto-Issue) vor.
• Storniert/Gutgeschrieben sind reine Anzeige-Status (kein Knopf in der Oberfläche); bei ihnen ist nur noch der PDF-Download möglich.

Neues Template für Pauschalen: Rhythmus, «Erstes Rechnungs-Datum (Jahr wechselt automatisch)», End-Datum (optional), Zahlungsfrist (Tage), Rechnungs-Nr-Prefix (z. B. RE → RE-2026-001), Referenz, Positionen (Vorlage) mit Konto, QR-Referenz-Modus, Notizen. Der Name entsteht automatisch aus Empfänger + Rhythmus. Status Aktiv / Pausiert / Beendet; das Vorlagen-Detail zeigt Start, Ende, Nächste Run, Zuletzt generiert, QR-Modus, Auto-Issue, Nr-Prefix.

Dieser Reiter dient dem Bezahlen von Lieferantenrechnungen der «Eigenen Firma»: Er listet visierte, unbezahlte Kreditorenrechnungen.

1. Rechnungen auswählen, Belastungskonto und Ausführungsdatum setzen.
2. pain.001 erstellen (nur Owner/Admin) erzeugt die Zahlungsdatei TREUFLOW-JJJJMMTT-….xml. Diese laden Sie in Ihrem E-Banking hoch.
3. Unter Zahlläufe stehen alle Läufe mit Ausführungsdatum, Anzahl, Betrag und Herunterladen (identische Datei erneut beziehen).

Voraussetzung: eine als Eigene Firma markierte Organisation. Zahlungseingänge auf Ihre Ausgangsrechnungen verfolgen Sie dagegen über den Bank-Abgleich (dort werden sie automatisch den Rechnungen zugeordnet).

Unter Verkauf → Offerten erstellen Sie neue Offerten: Empfänger, Eckdaten und Positionen. Positionen können Sie aus Ihrem Katalog übernehmen — Preise, MwSt und Konto kommen dann automatisch mit.

Der Bereich Entwurf von der KI vorschlagen lassen erstellt die Positionen aus einem kurzen Briefing (z. B. «3 Tage Beratung plus Reisespesen»). Optional wählen Sie eine Vorlage aus der Ablage — etwa eine bestehende Service-Vereinbarung: Die KI übernimmt Leistungen und Struktur daraus. Preise erfindet die KI nie — sie kommen ausschliesslich aus Ihrem Katalog; fehlt ein Preis, ist die Position mit «Preis manuell setzen» markiert.

Am Ende des Formulars können Sie Vertragsdokumente anhängen (z. B. Servicevereinbarung, AGB, DPA) — als Link oder direkt Aus Ablage. Der Empfänger sieht sie auf der Annahme-Seite. Damit Sie das nicht jedes Mal erfassen: In den Einstellungen → «Standard-Vertragsdokumente (Offerten)» hinterlegen Sie Ihre Standards einmal — jede neue Offerte trägt sie automatisch (pro Offerte entfernbar).

Die Offerte wird per E-Mail mit einem persönlichen Annahme-Link verschickt — der Empfänger braucht kein Konto und kann direkt annehmen oder ablehnen. Aus einer angenommenen Offerte erstellen Sie mit einem Klick die Rechnung.

• Jeder Klient wird einzeln per OAuth mit seiner bexio-Firma verbunden (Browser-Login bei bexio). Voraussetzung: Sie sind in bexio als User dieser Firma eingeladen.
• Synchronisiert Kontenplan, MwSt-Codes und Kontakte; praktisch: + Neuer Klient aus Bexio legt einen neuen Klienten direkt aus dem bexio-Firmenprofil an und verbindet ihn.
• bexio ist aktuell auch das System für den Eingangsrechnungs-Push (siehe «Dokumente und Ablage»).

• Verbindung über AbaConnect: Abacus-Server, Mandant-Nr, Benutzername (WS-Login-User) bzw. Service-User Client-ID/Client-Secret. Einrichtung zusammen mit Connect AI (im Onboarding als «Demnächst»/Pilotphase markiert).
• Funktionen: Kontenplan aus Abacus übernehmen, Debitoren + Kreditoren in die Kontakte übernehmen, Mandanten der Installation auslesen. Halten Sie die Mandantennummern Ihrer Klienten bereit.

• Verbindung mit Server-URL, API-Benutzer, Passwort, Lokalisierung; dann Mandant wählen & synchronisieren.
• Funktionen: Health-Check, Mandanten-Import, Referenz-Sync (Konten, MWST-Codes, Kostenstellen, Lieferanten/Kunden), Buchungs-Push (mit Vorschau/Trockenlauf) und Buchungs-Historie fürs bessere KI-Matching.

• Verbindung per API-Token (Bearer-Token aus den AbaNinja-Einstellungen) und Account-UUID; Umfang wählbar (z. B. Kontakt-Sync, Adressen, Dokumente).

• Infoniqa ONE 50 ist neu als Beta-Konnektor verfügbar: Anbindung per Datei-Austausch (Anleitung, kein Login).

• Banana: keine Direktverbindung, dafür Exporte: im Journal die Formate Banana (CSV) und Abacus FiBu (XLSX) (siehe Artikel «Journal-Import und -Export (Formate)»), beim Rechnungs-Export ebenfalls Banana (CSV).
• Bankauszüge: kommen per Upload in den Bank-Abgleich (CAMT.053/CSV/PDF/Wise): ein automatischer Bank-Sync ist bewusst nicht Teil von TreuFlow.

Mandantsübergreifende Grundlagen mit wählbarem Geltungsbereich (Global = alle Klienten ohne eigene Einstellung, oder pro Klient):

• Kontenrahmen: Konten mit Nr, Bezeichnung, Kategorie, Währung, Quelle, Konto-Status. Herkunfts-Logik: Vom Global-Default geerbt (Edit erzeugt einen Klient-Override), Klient-spezifischer Override, Connector-synced (schreibgeschützt); Aktionen Anpassen für diesen Klienten, Für diesen Klienten deaktivieren, Als Global übernehmen.
• Rollen-Konten: Firmen-Bankkonto, Firmen-Kreditkarte, Firmen-Kasse, MwSt-Verbindlichkeiten, Debitoren-/Kreditoren-Sammelkonto, damit Automatiken wissen, wohin.
• MWST-Codes: Code, Typ, Satz (%), Inklusiv ja/nein, Hauptkonto.
• Lieferanten-Regeln (Muster): z. B. «AMAZON*» oder «MIGROS ZÜRICH» → Sachkonto/Gegenkonto/MWST-Code; die Suche im Schweizer UID-Register (BFS) übernimmt Firmenname + UID. Diese Regeln steuern die Vorkontierung.
• Bankkonten/Kreditkarten: Bank-Name, IBAN, BIC (optional), Konto-Nr (PostFinance ohne IBAN möglich); Kreditkarten mit Issuer (z. B. Viseca) und Last-4-Digits, nötig u. a. für die Auszug-Zuordnung im Bank-Abgleich.

Logo, Firmenname, Adresse, Kanton, UID-Nummer, IBAN (für Ihre Honorar-Rechnungen), Organisation-ID sowie die Firmen-Login-URL (eigene Login-Seite fürs Team).

Die Team-Liste zeigt pro Person Mitglied, Rolle, Klienten-Zugriff, Module, Pensum. Neue Person anlegen (Name*, E-Mail*):

• Zugangsdaten-Weg: TreuFlow versendet eine echte Welcome-Mail mit Start-Passwort an die Person; die Klartext-Anzeige zum Kopieren dient nur als Fallback, falls die Mail nicht ankommt. Die Person meldet sich an und kann das Passwort ändern. Auch Zugang zurücksetzen versendet eine neue Welcome-Mail mit Start-Passwort.
• Einladungslink-Weg: Die Person erhält eine Einladung, wählt über Konto erstellen ihr eigenes Passwort. Einladung zurückziehen ist jederzeit möglich; abgelaufene/eingelöste Links melden sich entsprechend.

• Rollen: Admin / Supervisor / Mitarbeiter.
• Modul-Zugriff: Basis ist «Mein Tag, Dashboard, TreuFlows & AI Chat»; zuschaltbar u. a. Leistungen (granular: Auswertung / Abwesenheiten / Fakturierung), Konnektoren, AI Agents, Wissensdatenbanken, Buchhaltungs-Setup, TreuFlow-Vorlagen, Kontenrahmen, MWST-Code, Lieferanten-Mapping.
• Klienten-Zugriff: pro Mandat als Hauptverantwortlich oder Sachbearbeiter; «Aus Team entfernen» entzieht den Zugriff. Zusätzliche Sichtbarkeit vergibt der Admin auf der Klient-Bearbeiten-Seite («Sieht diesen Klienten»).
• Pensum & Ferien: «Pensum bearbeiten»: Pensum % und Wochenstunden (Basis für Soll-Zeit/Auslastung und Ferienansprüche).
• Firmen-Standards (Arbeitszeit & Ferien): Auf der Team-Seite legen Sie Vollzeit-Wochenstunden (100 %) und den Ferien-Anspruch (Tage/Jahr bei 100 %) fest; der Anspruch ist pro Person überschreibbar.

Änderungen im Mitglieds-Drawer wirken sofort (kein Speichern-Schritt); der Button Fertig schliesst ihn nur. Auch der AI Chat respektiert diese Rechte.

Stundensätze für die Leistungserfassung: Bezeichnung* (z. B. Sachbearbeiter), Ansatz (CHF/Stunde)*, Als Standard setzen, Bearbeiten/Löschen. Tarife verwalten nur Admins; Löschen entfernt auch alle Klient-Overrides (mit Rückfrage). Abweichende Sätze pro Klient: auf dessen Bearbeiten-Seite (Pro-Klient-Tarife).

Protokolliert wichtige Aktionen (wer, wann, was: Freigaben, Änderungen, Einstellungen), maximal die letzten 200 Einträge, nachvollziehbar auch gegenüber der Revision.

Zugriff erteilen gibt dem TreuFlow-Support temporären Zugriff auf Ihre Firma; alle Owner werden per E-Mail informiert, und der Zugriff lässt sich jederzeit widerrufen.

• Rolle: Ist Kunde (Debitor) und/oder Ist Lieferant (Kreditor)
• Stammdaten: «Firma / Name *» (Tippen zeigt Vorschläge aus dem UID-Register), Adresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land), E-Mail, Telefon, UID (optional), Geburtstag (optional), Notizen (intern): z. B. Spezialkonditionen, Kontaktperson
• Existiert der Kontakt schon, bietet TreuFlow Existierenden öffnen an (keine Duplikate)

Die Liste zeigt Name, UID, Ort, Quelle (manuell erfasst oder Connector-Sync) und Status; Kontakte aus Datei importieren übernimmt bestehende Listen, verbundene Konnektoren (bexio/Abacus/Topal) synchronisieren Kontakte. Beim einzelnen Kunden oder Lieferanten lassen sich zusätzlich Tarife hinterlegen.

Beim Lieferanten hinterlegen Sie, wie seine Belege verbucht werden:

• Konto-Regeln («Suchen oder Konto-Nr eintippen…», optional eingeschränkt z. B. «nur Telefonie-Posten» oder mit Betragsgrenzen); «Regel entfernen» löscht sie.
• Bekannte IBANs: für sicheres Matching im Bank-Abgleich («Aus bekannten IBANs entfernen»).
• Als Standard markieren und Adress-Override, falls Rechnungs- und Stammadresse abweichen.

Diese Regeln greifen zusammen mit den globalen Lieferanten-Mustern aus dem Buchhaltungs-Setup und den gelernten Buchungsregeln.

Kunden sind die Empfänger Ihrer (bzw. der Klienten-)Rechnungen: Neuer Kunde, Suche «Kunde suchen…». Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie den Empfänger (Stammkunde) aus dieser Liste.

Ihr Treuhänder lädt Sie per E-Mail-Link ein. Nach dem Klick erstellen Sie ein Konto (oder melden sich an) — die Verbindung wird danach automatisch hergestellt. Es gilt: Nichts wird ohne Ihre Zustimmung geteilt — die Verbindung kommt erst mit Ihrer Annahme zustande.

Verbunden arbeiten Sie und Ihr Treuhänder auf denselben Belegen und Dokumenten: Was Sie hochladen, sieht Ihr Treuhänder direkt in seinem Posteingang; seine Ablage-Register und Nachrichten sehen Sie im Portal. Doppelerfassung entfällt.

Unter Einstellungen sehen Sie Ihren verbundenen Treuhänder und können die Verbindung bei Bedarf trennen. Nach dem Trennen sieht der Treuhänder keine neuen Daten mehr; für eine erneute Verbindung braucht es eine neue Einladung.

TreuFlow funktioniert auch eigenständig («Kein Treuhänder») — alle Module arbeiten dann nur für Ihr Unternehmen.

Oben sehen Sie, mit welcher Treuhandfirma Ihr Portal verbunden ist. Über die aktive Verbindung arbeiten Sie und Ihr Treuhänder auf einem gemeinsamen Bestand — Belege, Buchhaltung und Dokumente müssen nicht doppelt geführt werden. Details zum Verbinden und Trennen: Artikel «Mit dem Treuhänder verbinden».

• Firmendaten: Name, UID, Kanton und Adresse Ihrer Firma — dieselben Angaben wie beim Onboarding, hier jederzeit anpassbar.
• MWST: MWST-Status und MWST-Nummer.
• Sprache: die Standard-Sprache Ihres Portals.

Änderungen wirken direkt auf Dokumente, die daraus entstehen (z. B. Absender auf Offerten und Rechnungen).

Mit aktivem Verkaufs-Modul hinterlegen Sie hier Dokumente (z. B. AGB, Service-Vereinbarung), die neuen Offerten automatisch beigelegt werden — aus Ihrer Ablage oder als Link. Beim einzelnen Angebot lassen sie sich weiterhin anpassen.

• Die KI liest Belege aus, ordnet zu und bereitet Buchungen vor.
• Sie prüfen und geben frei («Prüfen & Bestätigen»): ohne Bestätigung wird nichts verbucht.
• Buchungen sind nicht editierbar: Korrekturen laufen audit-fest über Gegenbuchungen; abgeschlossene Geschäftsjahre sind gesperrt; das Audit-Log protokolliert Freigaben und Änderungen.
• Bei Bedarf verschärfen: Risiko-Rating Hoch = 6-Augen-Prinzip in TreuFlows.

• Belege entgegennehmen (Upload-Link, zentrale Beleg-E-Mail mit Absender-Zuordnung, eigener Upload) und per KI auslesen (Swiss QR, OCR, Mahnungs-/Gutschrift-/Duplikat-Erkennung, Warnungen wie «Neue IBAN»)
• Geprüfte Belege automatisch ablegen (Dossier mit Registern) und als Buchung ins Journal führen (braucht ein gesetztes Buchungskonto, sonst bleibt die Buchung auf fehlt)
• Bankauszüge (CAMT.053/CSV/PDF/Wise), Kreditkarten und Kasse abgleichen, mit «Sicher abgleichen», KI-Vorschlägen samt Begründung und Sammelbuchungs-Split
• Buchungsregeln aus der Historie lernen (Vorkontierung pro Lieferant)
• TreuFlows: Checklisten mit Phasen, Reviews, Findings, Saldi-Check und Jahresabschluss-Rapport; automatische Fristen (60-Tage-Vorlauf)
• MWST-Abrechnung erstellen inkl. Bezugsteuer und eMWST-XML für den Upload im ESTV-Portal
• Zeiterfassung (Timer, Kommt/Geht, Abwesenheits-Workflow) bis zur Honorar-Rechnung mit QR-Bill-PDF, wiederkehrenden Rechnungen und pain.001-Zahlläufen fürs E-Banking
• Fragen zu Dokumenten und Mandaten per AI Chat beantworten, mit Quellen und Grounding-Check
• Verbinden mit bexio, Abacus, Topal, AbaNinja; Exporte u. a. für Banana
• Revisor-Export: Belege mit Prüfsummen und ZIP an die Revision herausgeben

• Keine vollautomatische Verbuchung ohne Ihre Freigabe
• Kein automatischer Bank-Anschluss: Auszüge werden hochgeladen, der Abgleich ist KI-unterstützt
• Keine Lohnbuchhaltung / ELM-Meldungen: «Lohnlauf» gibt es als Checklisten-Vorlage
• Keine elektronische Einreichung bei der ESTV: TreuFlow erstellt die eMWST-XML; den Upload im ESTV-Portal machen Sie
• Keine Steuer- oder Rechtsberatung: auch nicht über den AI Chat

• Zugriff über Rollen (Admin/Supervisor/Mitarbeiter), Modul-Freischaltungen und Klienten-Zugriff; der AI Chat respektiert dieselben Rechte.
• Mandanten sehen nur ihren Zugang (Upload-Link/Portal, Chat); Dossier-Register lassen sich fürs Portal ausblenden.
• Gelöschte Belege bleiben GeBüV-konform 10 Jahre wiederherstellbar; endgültiges Löschen ist eng begrenzt (Aufbewahrungspflicht); Belege werden mit Prüfsummen gesichert.
• Warnsysteme wie «Neue IBAN für Lieferant» und «Möglicherweise falscher Mandant» schützen vor Betrug und Fehlbuchungen.
• Details: Datenschutzerklärung auf treuflow.ch · Fragen: sandra@connectai.ch