Belege erfassen, ohne sie abzutippen
TreuFlow liest Belege aus, trennt Sammel-Scans, benennt jedes Dokument und legt es revisionssicher ab. Die KI bereitet vor, freigegeben wird von Ihnen.
Auf einen Blick
- Erkennt Lieferant, Datum, Betrag, Währung und MWST
- Splittet Sammel-Scans in einzelne Belege
- Benennt und ordnet jedes Dokument dem Mandat zu
- Sechs Eingangswege, vom Link bis zur App
- Lernt aus Korrekturen, getrennt pro Mandat
- 10 Jahre revisionssicher, Speicherung in der Schweiz
Belegerfassung frisst unbezahlte Zeit
Belege kommen als Handyfoto, als PDF im Postfach, als Stapel-Scan mit dreissig Rechnungen, als Papier im Couvert. Vor der ersten Buchung steht sortieren, benennen, zuordnen, ablegen.
Diese Vorarbeit erscheint auf keiner Honorarrechnung und kostet trotzdem Stunden. Genau da setzt TreuFlow an, nicht beim Buchen.
Was die KI mit einem Beleg macht
Vom Eingang bis zur Ablage, in vier Schritten.
Lieferant, Datum, Betrag, Währung, MWST-Satz und Rechnungsnummer. Auch aus schiefen Handyfotos und gescanntem Papier.
Sammel-Scans werden automatisch in einzelne Belege zerlegt. Nichts muss vorher auseinandergeschnitten werden.
Einheitlicher Name, richtiges Mandat. Schluss mit «IMG_4821.jpg» im Sammelordner.
Gestützt auf das, was Sie bei diesem Mandat bisher entschieden haben.
Sechs Wege, wie Belege hereinkommen
Der grösste Zeitfresser ist das Einsammeln. Für jeden Mandanten soll ein Weg passen.
Persönlicher Link
Hochladen ohne Konto und ohne Login. Die niedrigste Hürde.
Per App
Abfotografieren, fertig. Für Quittungen, die sonst im Portemonnaie bleiben.
Per E-Mail
Rechnungen weiterleiten. Der Anhang läuft in denselben Prozess.
Direkt hochladen
Einzeln oder als ganzer Stapel.
Bank und Kreditkarte
Bewegungen werden importiert und im Bank-Abgleich mit Belegen zusammengeführt.
Digitaler Posteingang
Physische Geschäftspost kommt digitalisiert an.
Posteingang: nur die Ausnahmen prüfen
Alles Eingegangene sammelt sich an einem Ort, nach Sicherheit sortiert. Sie sehen sofort, was durchgehen kann und wo die KI unsicher war.
Statt jeden Beleg gleich gründlich anzuschauen, prüfen Sie die Ausnahmen. Was Sie korrigieren, merkt sich TreuFlow für dieses Mandat.
Ablage: revisionssicher und durchsuchbar
Nach der Freigabe wandert das Dokument in eine feste Ordnerstruktur, benannt und volltextdurchsuchbar. Zwei Folgen:
- Finden statt suchen. Über den KI-Chat fragen Sie in normaler Sprache nach einem Beleg.
- Zehn Jahre revisionssicher. Die Aufbewahrungspflicht läuft im Hintergrund mit.
Am Ende werden die aufbereiteten Belege an bexio, Abacus, Topal, Banana oder AbaNinja übergeben. Gebucht wird weiterhin dort.
Grenzen der Belegerkennung
Schiefe Fotos und schlechte Scans
Die Erkennung kommt weit, aber nicht unendlich weit. Bei unleserlichen Belegen meldet TreuFlow Unsicherheit, statt etwas zu erfinden.
Fremdwährung und gemischte MWST-Sätze
Beides wird erkannt. Prüfen Sie es trotzdem, gerade beim Umrechnungskurs.
Doppelt eingereichte Belege
Dieselbe Rechnung als Foto und als PDF ist ein klassischer Fehlerfall. Bei der Freigabe fällt es auf, dort sollten Sie hinschauen.
Häufige Fragen
Erkennt die KI auch Handyfotos und gescanntes Papier?
Was passiert mit Sammel-Scans, also einem PDF mit vielen Belegen?
Verbucht TreuFlow direkt in meiner Software?
Wie genau ist die Belegerkennung?
Lernt das System aus meinen Korrekturen?
Wie lange werden Belege aufbewahrt?
Sehen Sie es einmal live
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