Vom Beleg bis zur Zahlung, in einer Kette
Eingang, Erkennung, Prüfung, Freigabe, Buchung, Zahlung. Sechs Schritte, die in den meisten Büros über vier Systeme und ein Postfach laufen. In TreuFlow sind es sechs Schritte an einem Beleg.
Auf einen Blick
- Belege kommen per Upload, E-Mail, Handy oder Mandanten-Portal
- Sammel-Scans werden automatisch in einzelne Belege getrennt
- Lieferant, Betrag, MWST und Konto werden vorgeschlagen
- Freigabe nach Betragsstufen, optional und abschaltbar
- Zahlliste mit QR-Referenz und pain.001 für die Bank
- Gebucht wird erst, wenn ein Mensch bestätigt hat
Wo der Prozess heute bricht
Der Kreditorenprozess ist selten an einer Stelle kaputt. Er ist an den Übergängen teuer: Die Rechnung liegt im Postfach, der Betrag wird in die Fibu getippt, die Zahlung läuft im E-Banking, und ob sie freigegeben war, weiss die Person, die sie ausgelöst hat.
Jeder dieser Übergänge kostet Zeit und erzeugt eine Frage, die später jemand beantworten muss. Wurde die schon bezahlt. Ist das die Originalrechnung oder die Mahnung. Warum steht der Betrag zweimal im Journal.
Eine Kette hilft nicht, weil sie schneller ist, sondern weil sie diese Fragen gar nicht erst entstehen lässt.
Die Kette
Sechs Schritte an einem Beleg.
Upload, eigene E-Mail-Adresse pro Mandat, Foto vom Handy oder Lieferung durch den Mandanten selbst. Alles landet an derselben Stelle.
Sammel-Scans werden getrennt, der QR-Zahlteil ausgelesen, Lieferant, Datum, Betrag und MWST erkannt. Auch aus Fotos und Scans ohne Textebene.
Konto und MWST-Code kommen aus dem, was bei diesem Lieferanten bisher gebucht wurde, und aus Ihrem echten Kontenplan.
Ein Mensch schaut drauf. Wer will, richtet Freigabestufen nach Betrag ein; wer nicht will, lässt sie aus. Standard ist aus.
Die Buchung entsteht mit der Bestätigung und geht in Ihre Fibu, mit dem Beleg als Anhang. Positionen mit verschiedenen MWST-Sätzen werden getrennt.
Freigegebene Rechnungen sammeln sich in der Zahlliste. Daraus wird eine pain.001-Datei fürs E-Banking, mit QR-Referenz statt abgetippter IBAN.
Was das im Alltag ändert
Keine Doppelzahlung
Dieselbe Rechnung zweimal im Stapel wird beim Hochladen erkannt, nicht erst beim Kontoauszug.
Geänderte IBAN fällt auf
Weicht die Zahlverbindung von der ab, die dieser Lieferant bisher hatte, sagt es die Zahlliste, bevor Geld fliesst.
Zahlung findet ihre Rechnung
Bankbewegungen werden den Belegen zugeordnet, auch wenn der Auszug vor der Rechnung im System war.
MWST stimmt pro Position
Ein Beleg mit 8.1 und 2.6 Prozent wird getrennt gebucht, statt mit einem Mischsatz über das Ganze.
Der Weg bleibt sichtbar
Wer hat wann geprüft, freigegeben, gebucht. Ein Blick statt einer Rekonstruktion.
Mandanten liefern selbst
Belege kommen laufend statt im Quartalsordner. Das ist der Teil, der im Abschluss am meisten Zeit spart.
Grenzen
Diese Abgrenzung ist uns wichtiger als ein grösseres Versprechen. In einem Haftungsberuf ist eine Automatik, die im Zweifel selbst entscheidet, kein Vorteil.
Häufige Fragen
Was ist ein digitaler Kreditorenworkflow?
Erkennt die KI auch Fotos und schlechte Scans?
Können wir Freigabestufen nach Betrag einrichten?
Löst TreuFlow die Zahlung aus?
Was passiert bei einer Mahnung ohne Originalrechnung?
Geht das auch mit unserer Buchhaltung?
Passt dazu
Die angrenzenden Bereiche.
Sehen Sie es einmal live
In 45 Minuten zeigen wir den Kreditorenworkflow am echten Beleg. Kostenlos, mit Zeit für Ihre Fragen.